Kang Itmam IAIN Salatiga
  • PERAN TEKNOLOGI INFORMASI DALAM PROSES ORGANISASI INFORMASI DI PERPUSTAKAAN

    Itmamudin

     

    Abstract

     

    Teknologi informasi memegang peranan penting dalam setiap bidang kehidupan tak terkecuali perpustakaan. Teknologi informasi di perpustakaan sangat diperlukan untuk membantu mempercepat semua kegiatan di perpustakaan diantaranya adalah kegiatan pengadaan, pengolahan, pelayanan, penyiangan dan beberapa kegiatan perpustakaan lainya. Dalam ilmu perpustakaan kegiatan tersebut di atas disebut dengan kegiatan organisasi informasi.. Dalam tulisan ini, penulis mencoba memaparkan beberapa peran teknologi informasi dalam kegiatan organisasi informasi. Apakah teknologi informasi menjadi bagian yang sangat penting dalam organisasi informasi atau tidak?jika menjadi begian penting dalam proses organisasi informasi dimana sisi pentingnya? Karena kita tahu bahwa kecepatan dan ketepatan dalam proses organisasi informasi sangat berpengaruh pada kecepatan informasi sampai kepada pemustaka.

    Katan kunci : Teknologi informasi, organisasi informasi, pemustaka, perpustakaan

    1. Pendahuluan

    Teknologi informasi dalam dua dasa warsa terakhir menjadi buah bibir dalam masyarakat kita. Hal ini dikarenakan kehadiran teknologi informasi yang tidak hanya dapat dinikmati kalangan tertentu saja, namun dihampir semua kalangan merasakan kehadiran teknologi ini. Banyak aspek kehidupan yang awalnya biasa-biasa saja akhirnya berubah drastis, termasuk perubahan perilaku masyarakat kita. Dimulai dengan penemuan komputer pribadi di era tahun 1980an dan mulai banyak digunakan pada dasa warsa terakhir abad 20 benar-benar telah menjadi pola kerja, pola kehidupan dan berbagai aspek lain seperti penyimpanan data, penyediaan data serta penyajian data. Hal ini harus disadari oleh pustakawan untuk dapat mengadaptasi perubahan ini.

    Wahyu suprianto (2008 : 21) mengatakan bahwa teknologi informasi di perpustakaan berperan untuk melakukan pekerjaan secara otomastis. Dalam prakteknya teknologi informasi memang sangat membantu semua aspek pekerjaan pustakawan di perpustakaan. Dari mulai kegiatan pengadaan bahan pustaka, pengolahan, sirkulasi, sistem temu balik informasi dan lain sebagainya. Kegiatan ini dikenal dalam perpustakaan sebagai kegiatan organisasi informasi.

    Menurut Yuyu Yulia (2008:1.2) Organisasi informasi merupakan pelbagai kegiatan yang bertujuan supaya setiap bahan pustaka dalam koleksi perpustakaan dapat :

    1. Diketahui tempat fisiknya melalui nomor panggil

    Disini peran katalog sebagai wakil dokumen dibutuhkan oleh pengunjung perpustakaan untuk mengetahui keberadaan sebuah koleksi dan juga temu kembali informasi.

    1. Dikenali melalui sajian ringkas dari bahan pustaka yang disebut dengan cantuman bibliografis.

    Disini peran cantuman yang ditempelkan pada dokumen fisik buku yang berada dijajaran rak atau disajikan di rak berperan sekali dalam menemukan kembali informasi yang diinginkan

    Pendapat di atas menyimpulkan bahwa teknologi informasi sangat diperlukan untuk mempercepat proses pengolahan informasi dan temu kembali informasi. Dua hal tersebut di atas sangat dibutuhkan untuk memudahkan pustakawan dan pemustaka, baik ketika pustakawan menjajarkan koleksi di rak maupun pada saat para pemustaka melakukan temu kembali informasi.

    Berpijak dari pemikiran tersebut di atas, penulis berkeinginan untuk mengkaji lebih jauh bagaimana peran teknologi informasi dalam kegiatan organisasi informasi di perpustakaan. Hal ini sangat berguna dalam pengembangan kegiatan organisasi informasi, karena hasil dari kajian ini diperlukan oleh pemustaka untuk mengetahui dimana letak koleksi yang dicari secara cepat, tepat dan efektif dan juga berguna bagi pustakawan ketika melakukan kegiatan penjajaran di rak dan juga temu kembali informasi.

     

    1. Kerangka dasar sistem informasi

    Untuk memulai penulisan makalah ini, penulis ingin menyampaikan kerangka dasar sistem informasi sebagai acuan dasar sistem informasi.

    Perpustakaan merupakan sumber informasi atau gudang pengetahuan, untuk itu perpustakaan dapat dikatakan sebagai suatu sistem informasi dalam konsep yang mendasar. Kerangka dasar sistem informasi, merupakan suatu rangkaian sistem informasi, tanpa memperhatikan tingkat mekanisme atau bentuk informasi fisik yang dikelola. Di samping itu konsep ini juga sekaligus menerangkan proses mengorganisasikan informasi dari mulai informasi itu diperoleh sampai pada informasi tersebut disajikan kepada pemustaka.

     

    Diagram Sistem Informasi

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    Diagram sistem informasi tersebut di atas merupakan modifikasi diagram the information work (Doyle, 1975:19). Kerangka dasar sistem ini memberikan garis besar sistem informasi sederhana, serta menunjukkan bagian utama yang sama pada lembaga simpan dan temu kembali informasi termasuk di dalamnya perpustakaan, kearsipan, pusat dokumentasi dan informasi lain

    Menurut Pangaribuan  (2010)  tahap  masukkan  merupakan  kegiatan  yang  dilakukan  oleh perpustakaan  yaitu,  semua  koleksi  diorganisasir,  dikelolah,  dikatalog  dan diklasifikasi  yang  menghasilkan  penyusunan  bahahan  pustaka  di  rak  dan  wakil ringkasan  bahan  pustaka  berupa  katalog,  indeks,  bibliografi  dan  lainnya.  tahap luaran  merupakan  kegiatan  temu  balik  informasi  yang  dilakukan  oleh  pemakai perpustakaan.  Kedua  tahapan  tersebut  memiliki  hubungan  sebab  akhibat  antara tahap  masukkan  dari  perpustakaan  dengan  tahap  luaran  dari  pemakai.  Hal  ini dikarenakan  kemudahan  pemakai  dalam  menemukan  koleksi  yang  sesuai berhubungan  dengan  penerapan  sistem  temu  kembali  yang  dilakukan perpustakaan tersebut.

    Dari kerangka dasar sistem informasi tersebut di atas, dapat dilihat bahwa tidak semua tahapan dalam kegiatan organisasi informasi di perpustakaan menggunakan teknologi informasi, namun pada tahap tertentu, teknologi informasi memiliki peran yang strategis, yaitu pada tahap pengindeksan dan juga temu kembali informasi. Artinya penulis memberikan kesimpulan sementara bahwa teknologi informasi memiliki peran cukup siginifikan dalam kegiatan organisasi informasi.

     

    1. Peranan teknologi informasi dalam proses organisasi informasi di perpustakaan

    Berpijak dari kerangka dasar sistem informasi tersebut diatas, penulis ingin menyampaikan bagaimana proses indexing atau pengindeksan yang merupakan kegiatan organisasi informasi dengan menggunakan teknologi informasi yang kemudian pengindeksan ini digunakan sebagai sistem temu kembali informasi dengan menggunakan teknologi informasi (katalog terpasang) atau opac (online public acces catalog)

     

    1. Pengindeksan

    Indeks adalah sebuah daftar yang sistematis, mengandung istilah atau frasa (menyatakan pengarang, judul, konsep dan sebagainya) yang dilengkapi dengan penunjuk ke isi satu atau serangkaian dokumen, ke lokasi dimana istilah atau frasa tersebut dapat ditemukan. Indeks dan pengindeksan biasanya dikaitkan dengan pembuatan katalog dan klasifikasi (wiji Suwarno, 2010:97)

    Menurut pendit (2008), pengindeksan berbeda dengan katalogisasi dan klasifikasi yang lebih berkonsentrasi pada “tentang apa”nya (subjek) suatu dokumen. Maka pengindeksan lebih terkonsentrasi pada ekstraksi atau pengambilan kata atau istilah yang ada didalam dokumen dihalaman tertentu, lalu menempatkannya dalam daftar indeks secara terstruktur. Struktur inilah yang memungkinkan sebuah buku “merujuk” pembacanya ke bagian-bagian teks yang relevan untuk keperluannya.

    Terkait dengan indeksing, peranan komputer sebagai bagian dari kemajuan teknologi informasi sangat diperlukan. Namun dalam pembahasan ini penulis hanya akan menyampaikan indeksing dengan menggunakan teknologi komputer, dan tidak akan membahas pengindeksan secara manual.

    Sebelum menggunakan komputer, pengideksan mutlak menjadi urusan manusia, tidak ada campur tangan mesin. ketika mesin komputer hadir, pengideksan dibagi menjadi dua cara : intelektual dan mekanikal. Intelektual artinya kegiatan menganalisis dan penerjemahan (translasi) dokumen yang akan di indeks, mencakup kegiatan mengidentifikasi dan memilih konsep-konsep penting yang tercakup dalam sebuah dokumen. Mekanikal artinya kegiatan yang mencakup pengurutan menurut abjad dan pembuatan format entri indeks.

    Jika komputer sudah bisa digunakan dengan baik untuk kegiatan intelektual ataupun mekanikal, itu artinya bahwa komputer sudah dapat melakukan pengindeksan secara otomatis, tetapi kalau hanya bisa digunakan untuk intelektualnya saja, maka disebut pengindeksan yang diotomasikan.

    Menurut wiji suwarno (2010 : 99) dalam melakukan indeksing komputer melakukan kegiatan dengan beberapa cara diantaranya :

    1. Sequential

    Merupakan proses pencarian atau pencocokan istilah dengan cara berurutan, misalnya mencari sebuah kata, maka komputer akan berjalan mengecek setiap istilah mulai dari istilah pertama daftar sampai bagian terakhir daftar yang masih sungsang atau acak.

     

    1. Alphabetical Chain

    Artinya mata rantai – alfabet, prinsipnya sama dengan cara menggunakan kamus mislanya, kita mencari arti kata programming di kamus inggris indonesia, tentu kita akan secara bodoh mencari dari mulai huruf A, kemudian loncat ke huruf P , bahkan juga terkadang kita langsung menuju kata-kata yang dimulai dengan “prog” dan melewatkan sebelumnya.

    Keuntungan : lebih cepat dari cara sequential (berurutan)

    Kelemahan : jika daftar indeks memiliki banyak kata yang serupa, maka terjadi Densely Populated Area (wilayah dalam daftar indeks yang padat berisi istilah serupa). Jika komputerr harus mencari wilayah ini maka programnya harus dibuat agar bisa bolak-balik diwilayah ini sampai semua kemungkinan telah dicoba.

     

    1. Binary Search

    Untuk mempercepat pencarian indeks, komputer perlu mengurangi langkah penelusuran, salah satu caranya adalah dengan binary search yaitu membagi 2 daftar setiap kali melakukan pencarian dan mencari disetengah daftar dan proses pembagian ini dapat berlangsung berkali-kali.

    Problem : keharusan pembuatan program yang dapat melakukan penghitungan mathematic untuk menentuka titik tengah dari sebuah daftar. Penghitungan ini dilakukan setiap kali komputer diperintah oleh pemakai untuk mencari istilah dalam daftar indeks dalam komputer.

     

    1. Binary search tree

    Sebuah cara komputer untuk menambah kecepatan dengan cara meniru tabiat pohon. Sebuah pohon memiliki cabang dan setiap cabang bercabang lagi, demikian seterusnya sampai ke puncak pohon dengan perhitungan matematis maka dapat dibuat sebauh berkas sungsang yang setiap istilah indeksnya mengandung nilai, sedemikian rupa sehingga selalu ada 2 cabang untuk setiap istilah, sebenarnya sama dengan membagi 2 seperti pada sistem binary search tetapi kali ini komputer tidak perlu lagi melakukan pembagian dan perhitungan titik dengan titik setiap kali melakukan pencarian.

     

    1. Balance tree

    Cara untuk mempercepat proses dengan cara setiap istilah indeks diberi nilai sedemikian rupa sehingga cabangnya tidak hanya 2 tetapi bisa berapa saja. Hal ini mempengaruhi tidak hanya kecepatan pencarian tetapi juga perngorganisasian berkas sungsang secara keseluruhan.

     

    Pada dasarnnya komputer dapat melakukan dua hal yang juga dilakukan sebelum ada komputer yaitu derivative indexing dan assignment indexing. Adapun penjelasanya adalah sebagai berikut :

    1. derivative indexing merupakan istilah indeks diambil langsung dari teks dokumen, disebut juga dengan synonim for keyword indexing karena indeks diambil langsung dari kata kunci dan tidak ada daftar kosa kata sebagai acuannya (atau dikalangan teknisi biasa disebut ‘tidak ada controlled vocabularya-nya, atau disebut juga free indexing
    2. assignment indexing merupakan indeks yang diberikan dari luar. Istilah Ini berasal dari control vocabulary disebut dengan

    Semua lingkaran di atas, terjadi pada ingkungan digital yang berbentuk teks atau tulisan. Dalam jenis yang lain misalnya gambar atau audio, maka prinsip-prinsipnya mungkin sama

     

     

     

    1. Temu kembali informasi

    sistem  temu  kembali  di  perpustakaan  merupakan  salah  satu fasilitas  yang  diberikan  perpustakaan  sebagai  fasilitator  bagi  pengguna  dengan informasi.  Menurut  Hasugian  (2003)  sistem  temu  kembali  informasi  pada dasarnya  adalah  suatu  proses  untuk  mengidentifikasi,  kemudian  memanggil (retrieval)  suatu  dokumen  dari  suatu  simpanan  (file),  sebagai  jawaban  atas permintaan informasi. Sistem temu kembali pada perpustakaan merupakan bentuk layanan pasif yang diberikan perpustakaan sebagai penyedia informasi untuk  user atau  pengguna.  Walaupun  sistem  temu  kembali  merupakan  layanan  pasif  tetapi layanan ini tidak bisa dianggap remeh, karena dengan sistem ini akan membantu pengguna untuk dapat menelusur koleksi yang ada di perpustakaan.

    Sistem temu kembali informasi berasal dari kata Information Retrieval System (IRS).Temu kembali informasi adalah sebuah media layanan bagi pengguna untuk memperoleh informasi atau sumber informasi yang dibutuhkan oleh pengguna. Sistem temu kembali informasi (Information Retrieval System) di terapkan di seluruh pusat informasi termasuk di dalamnya adalah perpustakaan.

    Sistem temu kembali informasi merupakan sistem informasi yang berfungsi untuk menemukan informasi yang relevan dengan kebutuhan pengguna. Sistem temu kembali informasi berfungsi sebagai perantara kebutuhan informasi pengguna dengan sumber informasi yang tersedia. Pengertian yang sama disampaikan oleh Sulistyo-Basuki (1992:132) yang mengatakan bahwa sistem temu kembali informasi adalah kegiatan yang bertujuan untuk menyediakan dan memasok informasi bagi pengguna sebagai jawaban atas permintaan atau berdasarkan kebutuhan pengguna. Hal ini dapat dinyatakan bahwa sistem temu kembali informasi memiliki fungsi dalam menyediakan kebutuhan informasi sesuai dengan kebutuhan dan permintaan penggunanya.

    Sistem temu kembali informasi juga di artikan sebagai proses yang dilakukan untuk menemukan dokumen yang dapat memberikan kepuasan bagi pengguna dalam memenuhi kebutuhan informasinya. Tujuan utama sistem temu kembali informasi adalah untuk menemukan dokumen yang sesuai dengan kebutuhan informasi pengguna secara efektif dan efisien, sehingga dapat memberikan kepuasan baginya, dan sasaran akhir dari sistem temu kembali informasi adalah kepuasan pengguna.

    Menurut Hasugian (2003) dasar dari sistem temu balik informasi adalah proses untuk mengidentifikasi kecocokan diantara permintaan dengan representasi atau indeks dokumen, kemudian mengambil dokumen dari suatu simpanan sebagai jawaban atas pemintaan tersebut. Sistem temu kembali informasi pada prinsipnya bekerja berdasarkan ukuran antara istilah query dengan istilah yang menjadi representasi dokumen

    Dari uraian di atas, disimpulkan bahwa sistem temu kembali informasi merupakan sebuah sistem yang berguna dalam memanggil dan menempatkan dokumen dari/dalam basis data sesuai dengan permintaan pengguna. Dan tujuan akhir dari sistem temu kembali informasi yaitu memberikan kepuasan terhadap pengguna sistem informasi tersebut.


    1. Simpulan

    Dari penyampaian penulis di atas dapat diambil keseimpulan bahwa :

    1. Teknologi informasi dalam proses organisasi informasi berfungsi sebagai sarana untuk mempercepat dan mengakurasi data baik dalam indexing maupun temu kembali informasi, sehingga pelayanan yang dilakukan oleh pustakawan kepada pemustaka dapat berjalan dengan efektif dan efesien.
    2. Dalam proses indexing yang mengahasilkan dua output yaitu jajaran koleksi di rak dan juga wakil dari dokumen atau katalog, yang keduanya berfungsi untuk temu kembali informasi telah digantikan fungsinya oleh komputer agar lebih cepat, tepat dan efesien
    3. Pada dasarnya komputer melaksanakan proses indeksing sama dengan indeksing yang dilakukan manusia, hanya saja ini dilakukan di dalam komputer karena yang diindeks adalah data yang ada dalam komputer
    4. Untuk mengetahui tingkat relevansi sebuah sistem dalam menyediakan dokumen yang dibutuhkan oleh pemakai digunakan recall and precision.
    5. Recall merupakan proporsi jumlah dokumen yang dapat ditemukan kembali dalam sebuah proses pencarian kembali dalam sistem IR.
    6. Precision proporsi jumlah dokumen yang ditentukan dan dianggap relevan untuk kebutuhan si pencari informasi.


    DAFTAR PUSTAKA

     

     

    Hasugian, Jonner. 2003. Penggunaan Bahasa Alamiah dan Kosa Kata Terkontrol Dalam Sistem Temu Kembali Informasi Berbasis Teks. Medan: Perpustakaan Universitas Sumatra Utara

     

    Pangaribuan, Syakirin 2010. Analisis Subyek Bahan Pustaka. Medan: Perpustakaan Universitas Sumatera Utara.

     

    Pendit, Putu Laxman. 2007. Perpustakaan Digital : perspektif perguruan tinggi indonesia. Jakarta : Sagung Seto

     

    Pendit, Putu Laxman. 2008. Perpustakaan Digital daari A-Z. Jakarta : Sagung Seto

     

    Supriyanto, Wahyu. 2008. Teknologi informasi perpustakaan. Jogjakarta : Kanisius

     

    Sulistyo-Basuki. 1992. Teknik dan Jasa Dokumentasi. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama

     

    Suwarno, Wiji. 2010. Pengetahuan Dasar Kepustakaan : sisi penting perpustakaan dan pustakawan, Jakarta : Ghalia Indonesia

     

     

    Yulia, Yuyu. 2007.  Pengolahan bahan pustaka, Jakarta : Universitas terbuka

     

     

    Published on September 7, 2017 · Filed under: IAIN SAlatiga, Perpustakaan, Pustakawan;
    No Comments

Leave a Reply